Nieobsadzony etat nie generuje faktury, więc w zestawieniach kosztów nie widać go nigdzie. To nie znaczy, że nic nie kosztuje – znaczy tylko, że płacisz za niego w innych pozycjach: w dodatkach za nadgodziny, w karach umownych, w zleceniu, którego nie przyjąłeś, bo nie miałeś kim go obsłużyć.
Ten tekst pokazuje, jak policzyć ten koszt konkretnie, na podstawie przepisów i własnych danych, zamiast zgadywać. Na końcu znajdziesz porównanie trzech sposobów pokrycia wakatu, z liczbami.
Trzy sposoby, na które już płacisz za pusty etat
Kiedy stanowisko zostaje nieobsadzone, praca nie znika. Przechodzi gdzie indziej i tam generuje koszt. W praktyce są trzy drogi, zwykle używane jednocześnie:
- nadgodziny – brakującą pracę wykonuje istniejąca załoga, z ustawowym dodatkiem;
- opóźnienie – zlecenie wychodzi później, co uruchamia kary umowne zapisane w kontrakcie;
- rezygnacja – nie przyjmujesz zlecenia albo nie zwiększasz wolumenu, bo nie masz mocy przerobowych.
Pierwsza pozycja jest widoczna w kosztach pracy. Druga pojawia się w notach obciążeniowych. Trzecia nie pojawia się nigdzie – i zwykle jest największa.
Nadgodziny: najdroższy sposób na pozorną oszczędność
Artykuł 1511 Kodeksu pracy określa dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych:
| Kiedy | Dodatek |
|---|---|
| W nocy, w niedziele i święta niebędące dniami pracy, w dniu wolnym udzielonym za pracę w niedzielę lub święto | 100% |
| W każdym innym dniu | 50% |
Weźmy spawacza ze stawką 42 zł brutto za godzinę – tę samą, której używaliśmy w tekście o stawkach agencji. Godzina nadliczbowa w dzień powszedni kosztuje 63 zł brutto, a po doliczeniu składek pracodawcy (20,48%) realny koszt to 75,90 zł.
Przy pełnym etacie do pokrycia, czyli około 168 godzinach miesięcznie, daje to 12 752 zł. Dla porównania: ten sam wolumen godzin u pracownika z agencji przy stawce 56 zł to 9 408 zł. Nadgodziny wychodzą o 3 344 zł drożej miesięcznie – o 35,5%.
Artykuł 151 § 3 Kodeksu pracy ustala roczny limit 150 godzin nadliczbowych na pracownika. Pokrycie jednego pełnego etatu to około 168 godzin miesięcznie – czyli roczny limit jednej osoby wyczerpuje się w niecały miesiąc. Rozłożenie tego na siedmiu ludzi po 24 godziny daje pół roku, po którym kończą się limity całego zespołu.
Limit można podnieść w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo umowie (art. 151 § 4), ale nie omija to drugiego ograniczenia: tygodniowy czas pracy z nadgodzinami nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje dodatkowo, że do limitu 150 godzin wliczają się wszystkie nadgodziny wynikające ze szczególnych potrzeb pracodawcy – także te oddane czasem wolnym, a nie wypłacone.
Nadgodziny są więc narzędziem na tygodnie, nie na kwartały. I mają koszt, którego nie widać w tabeli płac: zmęczenie, spadek jakości, więcej poprawek, wyższe ryzyko wypadku – akurat w grupie, którą najtrudniej zastąpić.
Kara umowna: płacisz, nawet jeśli klient nic nie stracił
To jest część, którą najczęściej się nie docenia, bo intuicja podpowiada, że skoro klient nie poniósł szkody, to nie ma za co płacić. Kodeks cywilny mówi inaczej.
Kara umowna (art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego) to zastrzeżona w umowie kwota, którą płaci się za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego – a dostarczenie wyrobu w terminie jest właśnie takim zobowiązaniem. Kluczowy jest art. 484 § 1: kara należy się w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody.
Twój kontrahent nie musi udowadniać, że cokolwiek stracił na Twoim opóźnieniu. Wystarczy, że wykaże opóźnienie i wskaże zapis umowy. Dyskusja o tym, czy szkoda faktycznie powstała, jest z jego perspektywy zbędna.
Wysokość kary zależy wyłącznie od tego, co podpisałeś. Typowa konstrukcja to procent wartości kontraktu za każdy dzień zwłoki. Załóżmy – wyłącznie jako przykład, sprawdź własny paragraf – kontrakt na 500 000 zł z karą 0,2% za dzień zwłoki:
I to przy założeniu, że kara jest jedynym skutkiem. W praktyce dochodzi utrata pozycji przy kolejnym zapytaniu u tego samego odbiorcy – koszt realny, tylko rozłożony w czasie i nieprzypisany do żadnej faktury.
Kara nie zawsze jest ostateczna
Warto wiedzieć, że wysokość kary da się w określonych sytuacjach kwestionować. Artykuł 484 § 2 Kodeksu cywilnego przewiduje tzw. miarkowanie: dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo gdy kara jest rażąco wygórowana. Wystarczy spełnienie jednej z tych przesłanek.
Obie są pojęciami nieostrymi – ustawa nie podaje progów procentowych, a ocena należy do sądu, który bierze pod uwagę między innymi rzeczywisty rozmiar szkody i proporcję kary do interesu wierzyciela. W praktyce oznacza to dwie rzeczy. Po pierwsze: jeżeli dostarczyłeś 90% zamówienia z opóźnieniem na resztę, sama kara naliczona od pełnej wartości kontraktu nie jest przesądzona. Po drugie: to jest droga sądowa, długa i niepewna, więc traktowanie miarkowania jako elementu planu produkcyjnego byłoby nieporozumieniem.
Praktyczny wniosek dotyczy raczej etapu negocjowania umowy niż sporu: warto patrzeć nie tylko na procent kary, ale i na to, od jakiej podstawy jest liczona – od wartości całego kontraktu czy od wartości opóźnionej części. To bywa różnica rzędu wielokrotności.
Koszty, których nikt nie fakturuje
Poza nadgodzinami i karami zostaje kategoria, która nie trafia do żadnego zestawienia, a bywa największa:
- niewykorzystana moc przerobowa – linia pracuje wolniej albo na jedną zmianę zamiast dwóch;
- zlecenia nieprzyjęte – odmawiasz wolumenu, bo nie masz kim go obsłużyć. Marża, której nie zarobiłeś, nie pojawia się nigdzie jako strata;
- przeciążenie pozostałych – rotacja rośnie, a odejście doświadczonego spawacza uruchamia ten sam problem od nowa, tylko głębiej;
- koszt jakości – poprawki, braki i reklamacje przy pracy w pośpiechu i na nadgodzinach.
Te pozycje nie sumują się liniowo, tylko napędzają nawzajem. Wakat oznacza nadgodziny dla reszty zespołu. Kilka miesięcy nadgodzin oznacza zmęczenie i spadek nastrojów. To z kolei podnosi ryzyko, że odejdzie ktoś kolejny – najczęściej ten, kto ma najwięcej ofert na rynku, czyli doświadczony spawacz z uprawnieniami. Wtedy zamiast jednego wakatu masz dwa, a drugi jest trudniejszy do obsadzenia niż pierwszy.
Dlatego koszt nieobsadzonego etatu rośnie z czasem szybciej, niż wynikałoby z prostego mnożenia przez liczbę miesięcy. Im dłużej trwa, tym drożej kosztuje wyjście z niego.
Ile realnie trwa obsadzenie takiego stanowiska
Założenie „zrekrutujemy kogoś w dwa tygodnie" jest tym, co zamienia problem tygodniowy w kwartalny. Dane nie są optymistyczne.
Według GUS na koniec II kwartału 2026 r. w Polsce było 98,7 tys. wolnych miejsc pracy, o 3,1% więcej niż rok wcześniej. Robotnicy przemysłowi i rzemieślnicy odpowiadali za 20,8% wszystkich wakatów – to najliczniej poszukiwana grupa zawodowa w kraju.
Barometr zawodów – prognoza przygotowywana przez urzędy pracy – od lat klasyfikuje spawaczy, ślusarzy i operatorów maszyn jako zawody deficytowe, i tak samo wygląda prognoza na 2026 r. w większości powiatów. „Deficytowy" oznacza w tej metodologii, że liczba dostępnych kandydatów jest niższa niż zapotrzebowanie pracodawców.
Praktyczny wniosek: przy zawodzie deficytowym i wymaganych uprawnieniach rekrutacja bezpośrednia to zwykle kwestia miesięcy, nie tygodni. Planowanie kosztu wakatu na dwa tygodnie jest planowaniem optymistycznym.
Rachunek, który warto zrobić przed decyzją
Zestawienie trzech dróg pokrycia jednego brakującego etatu przez miesiąc, przy stawce 42 zł brutto i 168 godzinach:
| Sposób | Koszt miesięczny | Ograniczenia |
|---|---|---|
| Nadgodziny własnej załogi | 12 752 zł | Limit 150 h/rok na osobę; przeciętnie 48 h tygodniowo; zmęczenie i jakość |
| Pracownik z agencji | 9 408 zł | Limit 18 miesięcy u jednego pracodawcy użytkownika; czas wdrożenia |
| Brak obsady, opóźnienie | od 1 000 zł/dzień | Kara należna niezależnie od szkody; ryzyko utraty kolejnych zleceń |
Liczby po Twojej stronie będą inne – inna stawka, inny zapis o karach, inna liczba godzin. Ale struktura rachunku jest ta sama i da się go zrobić w kwadrans na podstawie własnej umowy i listy płac.
Jeżeli wynik wychodzi tak, jak w większości zakładów produkcyjnych, wniosek brzmi: pytanie nie brzmi „czy stać nas na agencję", tylko „ile już kosztuje nas to, że jej nie mamy".
Policz swój koszt wakatu w cztery kroki
Nie potrzebujesz do tego analizy zewnętrznej. Wystarczy umowa z odbiorcą, lista płac i uczciwa odpowiedź na czwarte pytanie.
Jeżeli krok czwarty wychodzi zerowy – nie odmówiłeś żadnego zlecenia i nie masz zagrożonych terminów – to prawdopodobnie nie masz problemu kadrowego, tylko nadmiarowy etat w strukturze. To też jest użyteczny wynik i warto go znać przed rozmową z jakąkolwiek agencją.
Kiedy mostkowanie pracą tymczasową ma sens, a kiedy nie
Ma sens, gdy:
- masz kontrakt z karami umownymi i termin, który zaczyna być zagrożony;
- zespół pracuje na nadgodzinach od kilku tygodni i zbliżasz się do limitów;
- rekrutacja bezpośrednia trwa i potrwa jeszcze, a produkcja nie może czekać;
- szczyt sezonowy jest przewidywalny i skończy się w znanym terminie.
Nie ma sensu, gdy:
- problemem nie są ręce, tylko organizacja pracy albo wąskie gardło na maszynie – dołożenie ludzi tego nie naprawi;
- stanowisko wymaga wiedzy o Twoich procesach, której nie da się przekazać w kilka dni;
- potrzeba jest stała i przewidywalna – wtedy najtańsze pozostaje zatrudnienie bezpośrednie, a agencja ma sens najwyżej jako pomost na czas rekrutacji.
Jeżeli chcesz przeliczyć to na własnych danych – stawkach, zapisach o karach i realnym zapotrzebowaniu na godziny – zobacz, na jakich stanowiskach pracujemy albo napisz na kontakt@nexthire.pl. Rozbicie kosztu pokażemy przed ofertą, nie po niej.