1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
ul. Zamknięta 10/1.5, 30-554 Kraków
NIP: 9542824759 · REGON: (na żądanie)
Agencja zatrudnienia KRAZ nr 33768
E-mail: kontakt@nexthire.pl
Tel.: +48 797 541 171
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz kontaktować się bezpośrednio na adres e-mail: kontakt@nexthire.pl z dopiskiem „Dane osobowe".
2. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od celu kontaktu z naszą firmą przetwarzamy następujące kategorie danych:
Kandydaci do pracy
- Imię i nazwisko, dane kontaktowe (telefon, e-mail)
- Informacje zawarte w CV: doświadczenie zawodowe, wykształcenie, umiejętności, znajomość języków
- Obywatelstwo, kraj pochodzenia (w zakresie wymaganym przepisami prawa pracy)
- Inne dane dobrowolnie przekazane w dokumentach aplikacyjnych
Klienci (pracodawcy)
- Dane kontaktowe osób reprezentujących firmy (imię, nazwisko, stanowisko, e-mail, telefon)
- Dane firmowe (nazwa, adres, NIP)
Użytkownicy strony internetowej
- Adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny
- Dane analityczne (Google Analytics) — tylko po wyrażeniu zgody na pliki cookie
- Dane z formularzy kontaktowych
Nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych osobowych (danych wrażliwych) w rozumieniu Art. 9 RODO, chyba że jest to niezbędne i wyraźnie przez Ciebie zaakceptowane.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzamy Twoje dane wyłącznie w określonych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach, zgodnie z Art. 6 RODO:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
|---|---|
| Prowadzenie procesu rekrutacji | Art. 6(1)(a) — zgoda; Art. 6(1)(b) — wykonanie umowy/podjęcie działań na żądanie |
| Przyszłe rekrutacje (baza talentów) | Art. 6(1)(a) — zgoda |
| Odpowiedź na zapytania kontaktowe | Art. 6(1)(a) — zgoda; Art. 6(1)(f) — uzasadniony interes |
| Realizacja umów z klientami | Art. 6(1)(b) — wykonanie umowy |
| Wypełnienie obowiązków prawnych | Art. 6(1)(c) — obowiązek prawny |
| Analityka strony internetowej | Art. 6(1)(a) — zgoda na pliki cookie |
| Marketing własnych usług | Art. 6(1)(f) — uzasadniony interes (tylko wobec klientów) |
4. Okres przechowywania danych
Przechowujemy Twoje dane przez czas niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:
- Dane kandydatów (aktywna rekrutacja): przez czas trwania procesu rekrutacyjnego, a następnie do 12 miesięcy po jego zakończeniu lub do cofnięcia zgody
- Dane kandydatów (baza talentów): do 24 miesięcy od udzielenia zgody lub do jej cofnięcia
- Dane z formularzy kontaktowych: do 12 miesięcy od udzielenia odpowiedzi
- Dane klientów: przez czas trwania współpracy oraz 3 lata po jej zakończeniu (dla celów dochodzenia roszczeń)
- Dane analityczne (cookies): zgodnie z polityką Google Analytics — do 14 miesięcy
Po upływie powyższych okresów dane są trwale usuwane lub anonimizowane.
5. Odbiorcy danych osobowych
Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- Firmy klientów (pracodawcy): wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia rekrutacji, po udzieleniu zgody przez kandydata
- Dostawcy usług IT: hostingodawcy, dostawcy poczty e-mail — wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych
- Google LLC (USA): w ramach usługi Google Analytics — dane przekazywane na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską
- Organy publiczne: wyłącznie gdy jest to wymagane przez przepisy prawa
Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.
6. Twoje prawa
Jako osoba, której dane dotyczą, przysługują Ci następujące prawa wynikające z RODO:
- Prawo dostępu (Art. 15 RODO): możesz uzyskać informację, czy i jakie Twoje dane przetwarzamy
- Prawo do sprostowania (Art. 16 RODO): możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych
- Prawo do usunięcia — „prawo do bycia zapomnianym" (Art. 17 RODO): możesz żądać usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (Art. 18 RODO): możesz żądać ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach
- Prawo do przenoszenia danych (Art. 20 RODO): możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie
- Prawo do sprzeciwu (Art. 21 RODO): możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na uzasadnionym interesie administratora
- Prawo do cofnięcia zgody: jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją cofnąć w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
uodo.gov.pl
Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na: kontakt@nexthire.pl z dopiskiem „Dane osobowe". Odpowiemy w ciągu 30 dni.
7. Pliki cookie i śledzenie
Nasza strona używa plików cookie (ciasteczek) — małych plików tekstowych zapisywanych w Twojej przeglądarce. Używamy następujących kategorii:
| Kategoria | Przykłady | Cel | Okres |
|---|---|---|---|
| Niezbędne | nh_cookie, nh_lang, csrf_token | Działanie strony, wybór języka, bezpieczeństwo formularzy | Sesja / 1 rok |
| Analityczne (za zgodą) | _ga, _gid, _gat | Anonimowa analiza ruchu na stronie (Google Analytics) | Do 14 miesięcy |
Możesz zarządzać plikami cookie przez ustawienia przeglądarki lub korzystając z banera zgody na cookies widocznego przy pierwszej wizycie. Wycofanie zgody jest możliwe w każdej chwili przez wyczyszczenie ustawień cookie w przeglądarce.
8. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Twoich danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem, w tym:
- Szyfrowanie połączenia SSL/TLS (HTTPS)
- Kontrola dostępu do systemów przetwarzających dane
- Regularne kopie zapasowe
- Ochrona formularzy tokenami CSRF
- Ograniczone przechowywanie przesłanych plików CV (tylko na czas rekrutacji)
9. Wykorzystanie sztucznej inteligencji
W procesie rekrutacji korzystamy z narzędzi sztucznej inteligencji (AI), aby usprawnić wybrane etapy współpracy z kandydatami. Poniżej wyjaśniamy, gdzie i w jaki sposób AI jest wykorzystywana.
Gdzie wykorzystujemy AI
- Analiza CV: przesłane CV jest automatycznie analizowane przez model AI (Anthropic Claude), który wyodrębnia doświadczenie, umiejętności i wstępnie ocenia dopasowanie do oferty
- Sofia — AI asystent głosowy: wybrani kandydaci mogą otrzymać telefon od Sofii, naszego asystenta rekrutacyjnego opartego na AI, który przeprowadza wstępną rozmowę kwalifikacyjną
- Chatbot na stronie: asystent AI dostępny w oknie czatu na stronie nexthire.pl pomaga odpowiadać na pytania i rozpocząć proces aplikacji
Zgodnie z Art. 50 unijnego Aktu o Sztucznej Inteligencji informujemy w miejscu kontaktu (np. w nagłówku okna czatu), gdy rozmawiasz z systemem AI, a nie z człowiekiem.
Decyzja zawsze należy do człowieka
Żadna decyzja rekrutacyjna (np. odrzucenie kandydatury lub przejście do kolejnego etapu) nie jest podejmowana wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Wynik analizy AI (ocena CV, podsumowanie rozmowy z Sofią) trafia zawsze do rekrutera, który podejmuje ostateczną decyzję. Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu Art. 22 RODO wywołującego skutki prawne bez udziału człowieka.
Twoje prawa dotyczące AI
- Masz prawo poznać ogólną logikę działania wykorzystywanych narzędzi AI oraz ich wpływ na proces rekrutacji
- Masz prawo poprosić o interwencję człowieka oraz przedstawić swoje stanowisko w każdej sprawie związanej z oceną wygenerowaną przez AI
- Masz prawo zakwestionować wynik analizy AI, kontaktując się z nami na kontakt@nexthire.pl
Zgodnie z unijnym Aktem o Sztucznej Inteligencji (AI Act) systemy AI wykorzystywane w rekrutacji mogą podlegać dodatkowym wymogom jako systemy „wysokiego ryzyka". Wdrażamy odpowiednie środki nadzoru, dokumentacji i kontroli jakości zgodnie z obowiązującymi terminami wdrożenia tych przepisów.
10. Zmiany w polityce prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. O wszelkich istotnych zmianach poinformujemy poprzez:
- Aktualizację daty „Ostatniej aktualizacji" na górze tej strony
- Wyraźne powiadomienie na stronie głównej przez 30 dni od zmiany
Zachęcamy do regularnego sprawdzania tej strony. Korzystanie z naszych usług po wprowadzeniu zmian oznacza ich akceptację.
11. Kontakt w sprawach danych osobowych
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji swoich praw prosimy o kontakt:
ul. Zamknięta 10/1.5, 30-554 Kraków
E-mail: kontakt@nexthire.pl (dopisek: „Dane osobowe")
Tel.: +48 797 541 171