PIP przekształci umowę zlecenia w umowę o pracę – co pracodawca musi wiedzieć po 8 lipca 2026

Od 8 lipca 2026 r. okręgowy inspektor pracy może w drodze decyzji administracyjnej stwierdzić, że osoba pracująca u Ciebie na umowie zlecenia (albo bez żadnej umowy) jest w rzeczywistości pracownikiem. Do tej pory inspekcja mogła w takiej sprawie jedynie wnieść powództwo do sądu pracy. Teraz o etacie może przesądzić sam urząd, a Ty musisz się od tej decyzji odwoływać.

Dla zakładów produkcyjnych, metalowych i budowlanych to zmiana bardzo praktyczna. Praca na linii czy przy stanowisku spawalniczym zwykle odbywa się w grafiku, w hali firmy i pod nadzorem brygadzisty. To dokładnie te cechy, które Kodeks pracy wiąże ze stosunkiem pracy. Poniżej wyjaśniamy, co już obowiązuje, jak wygląda procedura i co możesz zrobić, zanim inspektor zapuka do drzwi.

Co dokładnie obowiązuje i od kiedy

Podstawą jest ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, ogłoszona w Dzienniku Ustaw jako Dz.U. 2026 poz. 473. To prawo już obowiązujące, a nie projekt. Zasadnicza część ustawy, w tym nowe uprawnienie inspekcji, weszła w życie 8 lipca 2026 r., czyli po upływie 3 miesięcy od ogłoszenia. Kilka przepisów organizacyjnych obowiązuje od 8 kwietnia 2026 r.

Nowy art. 11 ust. 1 pkt 7a ustawy o PIP pozwala stwierdzić w drodze decyzji istnienie stosunku pracy, gdy zawarto umowę cywilnoprawną albo gdy ktoś faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę. Te warunki to praca określonego rodzaju, pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem. Kodeks pracy dodaje, że o stosunku pracy decydują te warunki, a nie nazwa umowy, i że nie wolno zastąpić umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu takich warunków (art. 22 § 1¹ i § 1² Kodeksu pracy).

Jak wygląda procedura krok po kroku

1. Kontrola i polecenie. Decyzja nie może zostać wydana od razu. Warunkiem jest niewykonanie wcześniejszego polecenia inspektora. Polecenie wydaje się na piśmie, a termin jego wykonania ustala się tak, aby ocena nastąpiła jeszcze w trakcie kontroli.
2. Postępowanie przed okręgowym inspektorem pracy. Jeśli polecenie nie zostanie wykonane, okręgowy inspektor pracy zawiadamia strony o wszczęciu postępowania. Może wydać decyzję albo wnieść powództwo do sądu, w szczególności gdy chodzi o ustalenie stosunku pracy za okres wcześniejszy.
3. Decyzja. W rozstrzygnięciu wskazuje się strony, rodzaj umowy o pracę, datę jej zawarcia, rodzaj i miejsce pracy, wymiar czasu pracy oraz wynagrodzenie.
4. Odwołanie. Odwołanie wnosisz na piśmie za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy w terminie miesiąca od doręczenia decyzji. Sprawę rozpoznaje sąd pracy. Wszystkie twierdzenia i dowody musisz powołać już w odwołaniu.

Co inspektor wpisze, gdy brakuje danych

Jeżeli zebrane dowody nie pozwalają ustalić warunków zatrudnienia, ustawa podpowiada rozwiązania domyślne, zwykle niekorzystne dla firmy:

Od kiedy decyzja działa

Datą zawarcia umowy o pracę jest co do zasady data wydania decyzji i od tego dnia decyzja wywołuje skutki w prawie pracy, podatkowym oraz w ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnym. Wyjątek: jeśli w trakcie postępowania rozwiążesz lub wypowiesz umowę cywilnoprawną albo odsuniesz osobę od pracy z własnej inicjatywy, za datę zawarcia umowy o pracę uznaje się dzień rozpoczęcia kontroli. Zakończenie współpracy po wejściu inspektora nie zamyka więc sprawy.

Wyższe grzywny i rok na dobrowolną zmianę umów

Ta sama ustawa podwoiła widełki grzywien za część wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Za zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę (art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy), grozi teraz grzywna od 2 000 zł do 60 000 zł zamiast dotychczasowych 1 000–30 000 zł.

Ustawa przewiduje jednak okres przejściowy. Jeśli przed 8 lipca 2026 r. zawarłeś umowę cywilnoprawną, która spełnia wszystkie cechy stosunku pracy, i w ciągu 12 miesięcy od wejścia ustawy w życie, czyli do 8 lipca 2027 r., dobrowolnie zawrzesz z tą osobą umowę o pracę, nie poniesiesz odpowiedzialności za to wykroczenie (art. 16 ustawy zmieniającej). Zwolnienie dotyczy wyłącznie odpowiedzialności za wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Przy wycenie przejścia na etat warto uwzględnić także zmiany płacy minimalnej, które opisaliśmy w artykule Płaca minimalna 2027 – ile realnie wzrośnie koszt pracownika na produkcji.

Interpretacja indywidualna GIP: sposób na wątpliwe przypadki

Od 8 lipca 2026 r. możesz zapytać Głównego Inspektora Pracy, czy konkretna współpraca, obecna lub planowana, jest stosunkiem pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Najważniejsze zasady:

• opłata wynosi 40 zł za każdy odrębny stan faktyczny opisany we wniosku;
• interpretację wydaje się nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania kompletnego wniosku, a braki trzeba uzupełnić w ciągu 7 dni;
• nie wydaje się interpretacji w sprawie, która jest już przedmiotem postępowania PIP lub ZUS;
• według serwisu rządowego Zielona Linia interpretacja wiąże organy PIP, ale chroni Cię tylko wtedy, gdy opis we wniosku zgadza się z rzeczywistością. Jeśli w czasie kontroli stan faktyczny okaże się inny, inspektor oceni go samodzielnie.

Cudzoziemcy na zleceniu: zmiana umowy bez nowego zezwolenia

Wiele zakładów zatrudnia cudzoziemców na umowach zlecenia. Ustawa zmieniająca dopisała do ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom dwa przepisy. Zgodnie z nimi nie trzeba zmieniać ani uzyskiwać nowego zezwolenia na pracę (art. 33 ust. 2 pkt 3) ani wpisywać nowego oświadczenia o powierzeniu pracy (art. 69 pkt 5), jeśli zawrzesz z cudzoziemcem umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej albo jeśli stosunek pracy stwierdzi decyzja PIP. Oznacza to, że uporządkowanie umów z pracownikami z zagranicy co do zasady nie wymaga nowej procedury legalizacyjnej. Warto jednak sprawdzić, czy pozostałe warunki z zezwolenia lub oświadczenia nadal są spełnione.

Co to oznacza dla produkcji i branży metalowej

Na produkcji granica między zleceniem a etatem jest zwykle bardzo cienka. Jeżeli pracownik ma stały grafik zmianowy, pracuje w Twoim zakładzie, na Twoich maszynach i wykonuje polecenia kierownika zmiany, trudno będzie wykazać, że nie spełnia warunków z art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Ryzyko rośnie, gdy w jednym dziale część osób ma umowy o pracę, a część zlecenia, mimo że wszyscy robią to samo. Inspektor ocenia faktyczny sposób wykonywania pracy, a nie treść umowy.

Co zrobić teraz

• Spisz wszystkie osoby pracujące na umowach cywilnoprawnych i porównaj, jak wygląda ich praca: grafik, miejsce, podległość, narzędzia.
• Tam, gdzie praca spełnia cechy stosunku pracy, zaplanuj zawarcie umów o pracę przed 8 lipca 2027 r., aby skorzystać z okresu przejściowego.
• W przypadkach naprawdę wątpliwych rozważ wniosek o interpretację indywidualną GIP i opisz w nim stan faktyczny rzetelnie.
• Przy cudzoziemcach sprawdź, czy pozostałe warunki zezwolenia lub oświadczenia, np. stanowisko i wynagrodzenie, nadal są spełnione po zmianie umowy.
• Jeśli dostaniesz pisemne polecenie inspektora, potraktuj termin jego wykonania poważnie. Jego niewykonanie otwiera drogę do decyzji.
• Nie kończ współpracy w trakcie kontroli w nadziei na zamknięcie sprawy. Wtedy umowa o pracę może zostać uznana za zawartą z dniem rozpoczęcia kontroli.

Jeśli przejście na umowy o pracę oznacza dla Ciebie konieczność szybkiej rekrutacji albo przebudowy zespołu, możesz oprzeć się na wsparciu agencji. NextHire jest agencją zatrudnienia wpisaną do KRAZ pod nr 33768 i od 2021 r. rekrutuje pracowników w całej Polsce, najczęściej spawaczy dla branży metalowej. Zobacz, jak działa praca tymczasowa i legalizacja pracy cudzoziemców, albo napisz na kontakt@nexthire.pl. Na zapytanie odpowiadamy w ciągu 24 godzin.

Stan prawny na 29 października 2026 r.