Od 1 maja 2026 r. pracodawcy prywatni muszą wliczać do stażu pracy okresy, które wcześniej się nie liczyły: umowy zlecenia, prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, umowy agencyjne, a także udokumentowaną pracę zarobkową za granicą na innej podstawie niż umowa o pracę. Pracownik przynosi zaświadczenie z ZUS, a Ty musisz na nowo ustalić jego okres zatrudnienia. To nie jest projekt ani zapowiedź, tylko obowiązujące przepisy Kodeksu pracy.
Dla zakładu produkcyjnego to temat bardzo praktyczny. W metalu, logistyce i budowlance część pracowników zaczynała od zleceń albo własnej działalności, zanim dostała umowę o pracę. Po przeliczeniu niektórzy z nich mogą przekroczyć próg 10 lat, od którego wymiar urlopu rośnie z 20 do 26 dni, a jeśli Twój regulamin wynagradzania przewiduje świadczenia zależne od stażu, mogą zmienić się także one.
Co dokładnie się zmieniło i od kiedy
Zmiany wprowadziła ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423), ogłoszona 21 października 2025 r. Dodała do Kodeksu pracy art. 302¹ i 302². Ustawa weszła w życie 1 stycznia 2026 r., ale wobec pracodawców spoza sektora finansów publicznych stosuje się ją od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia (art. 9). ZUS potwierdza, że dla firm prywatnych oznacza to 1 maja 2026 r.
Do okresu zatrudnienia wlicza się teraz w szczególności:
- okresy prowadzenia pozarolniczej działalności i współpracy przy niej, za które opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe (art. 302¹ § 1 KP),
- okresy wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, oraz umowy agencyjnej – jeśli osoba podlegała wtedy ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (§ 2),
- okres tzw. ulgi na start, gdy przedsiębiorca nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu (§ 4),
- udokumentowany okres pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy (§ 7).
Umowa o dzieło nie jest wymieniona w katalogu, więc się nie liczy. ZUS wskazuje też, że odmawia zaświadczenia za zlecenia wykonywane jako uczeń lub student przed ukończeniem 26 lat, bo taka osoba nie podlegała wtedy ubezpieczeniom. Zmiana nie dotyczy stażu emerytalnego – nie wpływa na prawo do emerytury ani jej wysokość.
Stan na 7 listopada 2026 r.: przepisy art. 302¹ i 302² Kodeksu pracy obowiązują. Wszyscy pracodawcy prywatni stosują je od 1 maja 2026 r.
Jak pracownik dokumentuje okresy
Zaświadczenie z ZUS jest podstawowym dowodem dla okresów zleceń, działalności i umów agencyjnych (art. 302¹ § 11–13 KP). Wniosek składa sam pracownik (albo jego pełnomocnik w eZUS), wyłącznie elektronicznie (art. 302² KP). Ty jako pracodawca nie możesz złożyć go za niego. Służy do tego „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy” (USP), dostępny w eZUS od 1 stycznia 2026 r. ZUS ma na rozpatrzenie wniosku 7 dni i doręcza zaświadczenie tylko elektronicznie, na konto pracownika w eZUS.
Zaświadczenie wygenerowane w systemie ZUS zamiast podpisu może mieć nadruk imienia, nazwiska i stanowiska osoby upoważnionej. ZUS podkreśla, że taka forma i zaświadczenie z podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią są równoprawne. Brak odręcznego podpisu nie jest więc powodem do odrzucenia dokumentu.
Okresy, których nie ma w ZUS – na przykład praca za granicą na innej podstawie niż umowa o pracę – pracownik musi udokumentować sam. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, opisując projekt, wskazało wprost, że ciężar udowodnienia takiego okresu spoczywa na pracowniku. Ma to znaczenie przy zatrudnianiu cudzoziemców, którzy wcześniej pracowali za granicą na innej podstawie niż umowa o pracę.
Weryfikacja zaświadczenia po stronie pracodawcy
Od 31 marca 2026 r. na zus.pl działa usługa potwierdzania autentyczności zaświadczeń wydanych na wniosek USP (zakładka „Wyszukiwarki i usługi”). Pracownik przekazuje Ci plik PDF pobrany z eZUS (nazwa „usp-zas-a” lub „usp-zas-r”), a Ty wgrywasz go do usługi. Komunikat „Zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” oznacza, że w bazie ZUS jest dokument o identycznej treści. Usługa nie sprawdza zaświadczeń wydanych na podstawie innych wniosków, np. US-7.
Terminy, które musisz znać
| Kwestia | Zasada | Podstawa |
|---|---|---|
| Od kiedy obowiązuje w firmie prywatnej | 1 maja 2026 r. | art. 9 ustawy, komunikat ZUS |
| Termin na dokumenty dla osób zatrudnionych 1 maja 2026 r. | 24 miesiące od tego dnia; okresów nieudokumentowanych w tym terminie ten pracodawca nie wlicza | art. 5 ust. 2 i 3 ustawy |
| Od kiedy przysługują nowe uprawnienia | od dnia nabycia prawa, ale nie wcześniej niż od 1 maja 2026 r. | art. 6 pkt 2 ustawy |
| Wypowiedzenia trwające 1 maja 2026 r. | nowych okresów nie wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależy długość tego wypowiedzenia | art. 8 ustawy |
Z art. 6 wynika, że uprawnienia nie działają wstecz sprzed 1 maja 2026 r. Jeśli pracownik udokumentuje okresy później, uprawnienie przysługuje od dnia jego nabycia, ale nie wcześniej niż od tej daty.
Co to oznacza dla zakładu produkcyjnego
Urlop: 20 czy 26 dni
Wymiar urlopu wynosi 20 dni przy zatrudnieniu krótszym niż 10 lat i 26 dni przy co najmniej 10 latach (art. 154 § 1 KP). Doliczenie kilku lat zleceń lub działalności może przesunąć pracownika ponad ten próg. Jeśli wykorzystał już urlop za dany rok, a w ciągu roku nabył prawo do wyższego wymiaru, przysługuje mu urlop uzupełniający (art. 158 KP). Przy planowaniu obsady zmian w 2027 r. uwzględnij, że część załogi może mieć o 6 dni urlopu więcej.
Praca na zleceniu u Ciebie przed umową o pracę
To przypadek częsty w produkcji: ktoś zaczynał u Ciebie na umowie zlecenia, potem przeszedł na etat. Art. 302¹ § 8 KP stanowi, że takie okresy wlicza się do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, jeśli pracownik świadczył wtedy pracę na rzecz tego pracodawcy. Od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy zależy m.in. długość okresu wypowiedzenia: 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące przy co najmniej 3 latach (art. 36 § 1 KP). Pracownik, który rok temu przeszedł ze zlecenia na etat, może więc mieć dłuższe wypowiedzenie, niż wynika z samej umowy o pracę.
Jeśli nadal powierzasz pracę na zleceniach, sprawdź też, jak zmieniły się uprawnienia PIP wobec umów cywilnoprawnych. Opisaliśmy je w artykule PIP przekształci umowę zlecenia w umowę o pracę.
Świadczenia z regulaminu wynagradzania
Jeśli Twój regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy przewiduje dodatek stażowy, nagrody jubileuszowe albo inne świadczenia zależne od okresu zatrudnienia, nowe okresy mogą wpłynąć także na nie. Sprawdź, czy dokument odwołuje się do okresu zatrudnienia w rozumieniu Kodeksu pracy, czy definiuje staż po swojemu.
Co zrobić teraz
- Poinformuj załogę, że okresy zleceń, działalności i pracy za granicą mogą zostać doliczone, oraz że zaświadczenie z ZUS pracownik pobiera sam przez eZUS (wniosek USP).
- Ustal w dziale kadr jedną ścieżkę przyjmowania zaświadczeń: plik PDF z eZUS, weryfikacja w usłudze ZUS, zapis w aktach osobowych.
- Sprawdź listę osób, które przed etatem pracowały u Ciebie na zleceniu, i przelicz ich okres zatrudnienia u danego pracodawcy.
- Przejrzyj regulamin wynagradzania pod kątem świadczeń zależnych od stażu i oszacuj ich koszt.
- Uwzględnij wyższy wymiar urlopu w planie urlopów i obsadzie zmian na 2027 r.
- Zapisz termin: pracownicy zatrudnieni 1 maja 2026 r. mają 24 miesiące na dostarczenie dokumentów.
Jeśli zmiany w urlopach i wypowiedzeniach utrudniają Ci planowanie obsady produkcji, możesz uzupełnić braki pracownikami tymczasowymi. NextHire to agencja zatrudnienia wpisana do KRAZ pod nr 33768, działająca w całej Polsce. Szczegóły znajdziesz na stronie praca tymczasowa dla produkcji, a zapytanie możesz wysłać na kontakt@nexthire.pl – odpowiadamy w ciągu 24 godzin.